General information

Country
Germany
City
Düsseldorf
Department
General & Administrative
Job ID
32713

Description & Requirements

Office Services Assistant unterstützt die Mitarbeiter des Standorts Düsseldorf und anderer Infor-Lokationen.

Das Düsseldorfer Büro ist das Headquarter von Infor in der Region Zentral-Europa mit wichtigem Kundenbereich und regelmäßigen Besprechungen von internationalen, sowie nationalen Geschäftsführer und dem Senior Management. Als Office Services Assistant sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf dieser Meetings und den Erhalt unserer Qualitätsstandards in diesem neu ausgebauten und modernen Büro.

Die Arbeitszeit beträgt 5 Stunden täglich (Montag-Freitag).

Aufgabenschwerpunkte:

  • Sicherstellung, dass unsere Räumlichkeiten für Mitarbeiter und Besucher funktional und bestens ausgestattet sind
  • Zusammenarbeit mit dem Management der CRE-Abteilung, um Bürostandards aufrecht zu erhalten und zu verbessern
  • Aktive Mitarbeit an Projekten rund um unsere Standorte
  • Pflege des Meeting-Kalenders und administrativer Support der Meetings nach Bedarf
  • Empfangs-Service und Verwaltungs-Support
  • Planung des Büro- und des Besprechungsraumbedarfs. Verantwortung für die Sicherstellung
  • von Bürobedarf sowie dessen Bestellung
  • Betreuung des On- und Off-Boardings von Mitarbeitern, Schlüsselverwaltung
  • Überwachung der Reinigungsfirma
  • Koordination von Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin
  • Organisation von Neuschulungen und Fortbildungen für Ersthelfer / Brandschutzhelfer / Sicherheitsbeauftragte
  • Post-Bearbeitung und Abwicklung von Versandaufträgen, inkl. Kurierdiensten
  • Covid-19 bedingte Aufgaben, wie z.B. Räume lüften, sicherstellen, dass das hygienische Konzept wie geplant funktioniert
  • Andere zugewiesene administrative Aufgaben wie z.B. das Erstellen und Verfolgen von Abteilungs-
  • /Niederlassungsrelevanten Reports, Veranstaltungskoordination, Anmeldung / Aufnahme von
  • Wartung, periodische Recherche für Projekte

What You Will Need / Vorausgesetzte Qualifikationen:

  • Abitur oder vergleichbare Ausbildung
  • In der Regel mind. 4 Jahre allgemeine Büro- oder Hotelerfahrung
  • Fähigkeit, als professionelle Schnittstelle zwischen Besuchern, Kunden und Mitarbeitern zu agieren
  • Professionelles Auftreten
  • Gute mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
  • Affinität für Details
  • Vorausschauendes und proaktives Arbeiten
  • Erfahrung mit Microsoft Office
  • Gute Englischkenntnisse

What Will Put You Ahead? / Bevorzugte Erfahrungen:

·         Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen

Was bieten wir Ihnen an:

  • Interessante abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hoch engagierten Team.
  • Umfangreiche Schulungs- und Ausbildungsmöglichkeiten.
  • Spannende Projekte in einer anspruchsvollen Branche mit großem Wachstumspotential.
  • Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung in einem global agierenden auf Wachstum ausgerichteten erfolgreichen Unternehmen.
  • Attraktives Vergütungspaket inklusive Job-Rad, VWL, etc.

Infor Values:

Our Guiding Principles set the standard for how we work with one another. They define who we are as an organization and guide everything we do. By applying the same shared values that unleash prosperity in free societies—such as value creation, integrity, responsibility, free speech, and toleration—we encourage one another to take initiative and to challenge the status quo.

 

We have a relentless commitment to a culture based on a business philosophy called Principle Based Management™ (PBM™). Informed by the principles that allow a free and open society to flourish, PBM™ prepares individuals to innovate, improve, and transform while fostering a healthy, growing organization that creates long-term value for its clients and supporters and fulfillment for its employees. 


Back to job list